Si apruebas y administras

Crear la cuenta y el asistente inicial

La cuenta es de la organización y quien la crea queda como super admin. La prueba dura 30 días, sin tarjeta, con todas las funciones, hasta 10 empleados y 300 boletas.

1. Entra a www.zpend.cl/registro. Completa Organización, Tu nombre, Tu correo y, si quieres, RUT de la empresa. Acepta los términos y toca Crear mi cuenta gratis.
2. Abre el correo «Confirma tu correo para crear tu cuenta en Zpend» y toca Confirmar mi correo. El enlace vence en 24 horas.
3. Revisa los datos y toca Crear mi organización.
4. Elige tu contraseña de administrador, de al menos 10 caracteres, y toca Guardar contraseña.
5. Entra al panel con tu correo y esa contraseña.

El asistente inicial

La primera vez que entras, el panel abre Configura tu organización, con dos pasos:

1. Tu empresa: Nombre de la empresa, RUT de la empresa (opcional) y Moneda de los gastos, que viene elegida cuando un empleado sube una boleta. Toca Seguir.
2. ¿A quién le mandamos el resumen de gastos?: los Correos, separados por coma, y Cada cuánto: Semanal o Mensual. Toca Guardar y seguir.

Terminas en Empleados, con el aviso «Último paso: invita a tu equipo» (ver Invitar a tu equipo). Si prefieres hacerlo después, toca Omitir por ahora.

Primeros pasos

Mientras falte algo, el dashboard muestra Primeros pasos, una lista que se marca sola: Empresa lista, Responsable del resumen, Primer empleado invitado, Primera boleta subida y Telegram vinculado (cuando Telegram está disponible). Cada paso pendiente tiene Hacerlo, que te lleva a la pantalla que corresponde. Cuando está todo, la lista desaparece.

Abrir el panel

Invitar a tu equipo

Cada empleado entra con su propio correo y elige su contraseña con un enlace de invitación: nadie más la conoce. Todo se hace en Gestión → Empleados.

Uno por uno

1. Completa Nombre, Email y RUT. El RUT es obligatorio: con él el empleado confirma quién es al vincular Telegram.
2. Toca Crear empleado. Si el correo está configurado, la invitación sale sola.
3. Se abre su ficha con Invitar al portal. Si el correo no llega, toca Generar enlace de acceso y mándaselo con Copiar o WhatsApp.

Desde Excel o CSV

1. Abre Importar varios desde Excel o CSV.
2. Prepara tres columnas: nombre, email y RUT. Van en ese orden, o con esos encabezados en la primera fila en cualquier orden. En vez de «email» también sirve «correo».
3. Copia las filas desde Excel y pégalas en el cuadro, o elige el archivo .xlsx o .csv (hasta 2 MB).
4. Toca Importar. Verás cuántos se crearon y, fila por fila, los que tuvieron un error, como «RUT inválido» o «Correo inválido».

Por WhatsApp

1. Haz clic en la fila del empleado para abrir su ficha.
2. Toca Generar enlace de acceso.
3. Toca WhatsApp: se abre con el mensaje listo («Hola …, te di acceso a Zpend para rendir tus gastos…»). Elige el contacto y envíalo. O toca Copiar y pega el enlace donde quieras.

Empresas y tipos de gasto de cada empleado

• Si tu organización tiene una sola empresa, cada empleado nuevo queda asignado a ella. Con varias, márcalas en su ficha en Empresas asignadas y toca Actualizar empresas. Sin empresa, el empleado ve «No tienes empresas asignadas».
• En Tipos de gasto permitidos puedes limitar lo que elige. Sin marcar ninguno, usa todos los activos.
• En la lista, sin acceso marca a quien todavía no elige su contraseña y sin RUT a quien le falta el RUT.
• Para que alguien deje de entrar, desmarca activo y toca Guardar. Los empleados activos cuentan para el tope del plan.

Empresas, tipos de gasto y clientes

Empresas

En Gestión → Empresas creas cada razón social con Nombre, RUT (opcional) y Color, que se usa en los gráficos. La primera se crea con la organización.

Tipos de gasto

En Gestión → Tipos de gasto están las categorías que el empleado elige al subir. Vienen cinco: Alimentación, Movilización, Alojamiento, Insumos y Otros. Para crear uno completa Código, Nombre y Orden y toca Crear. Desactiva los que no uses.

Clientes

En Gestión → Clientes está la lista de clientes que se pueden asociar a una boleta. Los empleados también crean clientes al subir, con + Nuevo cliente..., y quedan guardados aquí.

Cuentas de pago

En Gestión → Cuentas de pago registras desde dónde pagas: una cuenta bancaria, la caja chica. Se elige al registrar el pago de una rendición. La organización nueva trae «Caja chica».

Centros de costo, aprobador y políticasPro

Centros de costo

En Gestión → Centros de costo creas cada área, proyecto u obra con Código (por ejemplo OBRA-12), Nombre y Empresa. Sin empresa, sirve para todas. El empleado lo elige al subir la boleta y los reportes agrupan por centro.

Para que sea obligatorio, un super admin entra a Organización → Configuración, cambia gastos.centro_costo_obligatorio a true y toca Guardar cambios.

Aprobador por jefe

Cada empleado puede tener su aprobador: su jefe revisa y aprueba sus rendiciones, y el admin sólo paga. En la ficha del empleado, elige a la persona en Aprueba sus rendiciones y toca Guardar aprobador. Si lo dejas en — Cualquier admin —, decide cualquier admin.

El aprobador tiene que ser un usuario del panel. Lo crea un super admin en Organización → Usuarios con el rol Aprobador (ver Seguridad, usuarios y roles).

Políticas de gasto

En Organización → Políticas de gasto (super admin) defines reglas que se revisan en cada boleta:

1. Elige el Tipo de gasto o deja Todos.
2. Pon un Tope por boleta (CLP) y marca, si quieres, exige motivo o exige centro de costo.
3. En Si no cumple elige Advertir (la boleta pasa y quien aprueba lo ve) o Bloquear (no entra a una rendición ni se aprueba hasta corregirla).
4. Toca Crear política.

Las boletas en otra moneda se convierten a pesos con el tipo de cambio del día para revisar el tope.

Revisar boletas

En Boletas ves todas las boletas de la organización. Arriba van las disponibles y, separadas, las «Boletas ya incluidas en rendiciones».

• Filtra por Empresa, Empleado, Tipo, Centro de costo, Estado, Desde y Hasta, o marca Solo posibles duplicados. Toca Filtrar; Limpiar los borra.
• ⚠ DUPL junto al proveedor marca un posible duplicado: mismo RUT, folio, fecha y monto que otra boleta.
• Exportar Excel descarga la lista con los filtros que tengas puestos.

El detalle de una boleta

Toca Ver en una fila:

• Imagen: la foto, y Abrir PDF original si llegó en PDF.
• Lectura automática: cómo terminó la lectura y, si falló, el motivo. Volver a leer la manda a leer de nuevo.
• Datos: RUT emisor, razón social, folio, fecha, moneda, neto, IVA, propina, otros cargos, total, tipo de gasto, centro de costo, cliente y motivo. Corrige lo que haga falta y toca Guardar cambios.
• Decisión: Aprobar o Rechazar esa boleta sola.
• Si es un posible duplicado, arriba aparece «Posible boleta duplicada» con el enlace a la otra. Si no lo es, toca No es duplicado.
• Si la boleta es en dólares o euros y el monto se leyó sin decimales ($1245 en vez de $12.45), toca ÷ 100.

Aprobar, rechazar y pagar

En Rendiciones están todas las solicitudes. Junto al nombre del menú ves dos contadores: en amarillo las que esperan aprobación y en azul las que esperan pago.

Filtra por Estado (Solicitada (por revisar), Aprobada (pendiente pago), Pagada, Rechazada, Cancelada) y por Empleado.

Aprobar o rechazar una

1. Toca Ver en una rendición «Solicitada».
2. Revisa las Boletas incluidas: miniatura, fecha, proveedor y monto. Toca una miniatura para verla grande, o Ver para corregirla o rechazarla sola.
3. Toca ✓ Aprobar rendición. Si es en dólares o euros, antes completa el Tipo de cambio: viene sugerido con el valor del día y lo puedes cambiar.
4. Para rechazarla, escribe el Motivo del rechazo (opcional) y toca ✗ Rechazar. Sus boletas vuelven a quedar disponibles para el empleado.

Registrar el pago

1. En una rendición «Aprobada», elige la Cuenta de pago, el Método (transferencia, efectivo, cheque u otro) y escribe la Referencia, por ejemplo el número de la transferencia.
2. Toca ✓ Confirmar pago realizado. La rendición queda «Pagada» y al empleado le llega el aviso.

Cancelar rendición la anula y libera sus boletas. Una rendición pagada no se puede cancelar ni borrar.

Varias a la vez

1. En la lista, marca las casillas de las rendiciones. La casilla del encabezado marca todas.
2. Para aprobarlas, toca Aprobar seleccionadas.
3. Para pagarlas, completa Método, Fecha, Referencia y, si quieres, Cuenta, y toca Marcar pagadas seleccionadas.
4. Verás cuántas salieron bien y, para las que no, el motivo con un enlace a cada una.

Comentarios e historial

En el detalle, Historial / Auditoría muestra cada paso: quién la solicitó, aprobó, pagó o comentó, y qué cambió. Abajo, en Comentario para …, le escribes al empleado y tocas Comentar: le llega por correo.

Crear una rendición por alguien

+ Nueva rendición arma una rendición con boletas de un empleado, por ejemplo si no usa el portal. Elige al Empleado, toca Buscar boletas, marca las boletas y toca Crear rendición. Queda aprobada de inmediato, lista para pagar.

Leer el dashboard

Arriba, cada tarjeta cuenta lo que espera a alguien y lleva a la lista ya filtrada:

En cero, la tarjeta dice «Nada pendiente». Las boletas rechazadas no cuentan en ninguna.

Debajo están los números del año (eliges el año y tocas Aplicar): el total aprobado en pesos, las empresas con gasto, los tipos usados, el gasto mensual por empresa, la distribución por tipo, los 10 tipos de gasto principales y los empleados que más gastan.

Configurar el resumen por correo

Al cierre de cada período, Zpend manda a los correos que elijas el total por empleado, por tipo de gasto y por centro de costo, las boletas con problemas y lo pendiente, con el Excel adjunto. El detalle está en la guía de quien lleva la contabilidad.

1. Si todavía no lo configuras, toca Hacerlo junto a Responsable del resumen en los primeros pasos del dashboard. Es el paso 2 del asistente inicial.
2. Escribe los correos separados por coma (hasta 10): tu jefe, tu contador o tú.
3. Elige Semanal (los lunes a las 8:00, con la semana anterior) o Mensual (el día 1 a las 8:00, con el mes anterior).
4. Toca Guardar y seguir.

Cambiarlo después

Un super admin lo ve y lo cambia en Organización → Configuración. La sección Resumen de gastos por correo dice a quién y cuándo sale; Ver ejemplo y Descargar Excel muestran cómo se vería hoy. Para cambiarlo, en el grupo Gastos edita gastos.resumen.destinatarios y gastos.resumen.frecuencia (semanal, mensual o apagado) y toca Guardar cambios.

Reportes y exportación

En Reportes filtras por Desde y Hasta (por defecto, el mes en curso), Estado (por defecto Todas (excepto rechazadas)), Empresa, Empleado, Tipo gasto y Centro de costo, y tocas Aplicar filtros. Las fechas son las de carga de cada boleta.

Ves el total del período en pesos, el desglose por moneda y los totales por empresa, por empleado, por tipo de gasto y por centro de costo.

• 📊 Exportar Excel: la planilla del reporte con los mismos filtros.
• Contable (Excel) y Contable (CSV) Pro: una fila por boleta de las rendiciones aprobadas o pagadas, lista para el contador. En Starter, el botón Contable tiene candado.
• En Boletas, Exportar Excel descarga la lista con los filtros de esa pantalla.
• Un super admin descarga todo en Organización → Configuración → Exportar todos los datos (ZIP).

Qué trae cada archivo, hoja por hoja y columna por columna, está en la guía de quien lleva la contabilidad.

Plan y pago

En Mi cuenta → Plan y pago ves tu plan, el estado, la fecha de vencimiento y el Uso del plan: empleados activos y boletas del mes (o de la prueba) contra el tope. Las boletas rechazadas no cuentan.

Las funciones de Pro son: Aprobador por jefe, Políticas de gasto, Centros de costo, Exportación contable, API para integraciones, Varias empresas. Todos los planes traen el portal, Telegram, la lectura automática, el resumen por correo, las rendiciones con pago, el Excel de reportes y la exportación de datos. Los precios son netos, más IVA, y se paga por organización, no por persona.

Estados de la cuenta

Pagar

1. En Pagar, elige Starter, Pro o Enterprise y toca Pedir el link de pago. Te llega a tu correo.
2. Cuando el link esté listo, aparece el botón Pagar → en la misma página. Se abre la pasarela de pago en otra pestaña.
3. Cuando se confirma el pago, extendemos la vigencia de la cuenta.

Puedes cambiar de plan cuando quieras. Si bajas de Pro a Starter, lo que configuraste se guarda y vuelve a aplicarse si subes de nuevo.

Seguridad, usuarios y roles

Verificación en dos pasos

Además de la contraseña, al entrar se pide un código de una app de autenticación del celular (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password…). Se activa en Mi cuenta → Seguridad.

1. Toca Activar verificación en dos pasos.
2. Escanea el código con tu app. Si no puedes, escribe a mano la clave que aparece debajo.
3. Escribe el código de 6 dígitos en Código y toca Activar.
4. Guarda los Códigos de respaldo en un lugar seguro: sirven si pierdes el teléfono y no se vuelven a mostrar.

Desde entonces, al entrar se pide también el Código de verificación. Con un Código actual (o de respaldo) puedes Generar códigos de respaldo nuevos o desactivarla.

Roles

Usuarios del panel

Un super admin crea las cuentas del panel en Organización → Usuarios: Nombre, Email, Contraseña (mín. 10), Rol y, si corresponde, super admin. Toca Crear y entrégale la contraseña a esa persona por un canal seguro. Si alguien perdió su teléfono, desde ahí puedes Quitar verificación en dos pasos.

Un empleado también puede administrar: en su ficha, un super admin marca es admin o super admin en Privilegios admin y toca Aplicar. El empleado tiene que haber elegido su contraseña antes.