Si apruebas y administras

Crear la cuenta y el asistente inicial

La cuenta es de la organización y quien la crea queda como super admin. La prueba dura 30 días, sin tarjeta, con todas las funciones, hasta 10 empleados y 300 boletas.

1. Entra a www.zpend.cl/registro. Completa Organización, Tu nombre, Tu correo y, si quieres, RUT de la empresa. Acepta los términos y toca Crear mi cuenta gratis.
2. Abre el correo «Confirma tu correo para crear tu cuenta en Zpend» y toca Confirmar mi correo. El enlace vence en 24 horas.
3. Revisa los datos y toca Crear mi organización.
4. Elige tu contraseña de administrador, de al menos 10 caracteres, y toca Guardar contraseña.
5. Entra al panel con tu correo y esa contraseña.

El asistente inicial

La primera vez que entra el super admin de una organización en prueba, el panel abre un asistente de dos pasos («Paso 1 de 2»). Si prefieres hacerlo después, toca Omitir por ahora.

1. Tu empresa: Nombre de la empresa, RUT de la empresa (opcional) y Moneda de los gastos, que viene elegida cuando un empleado sube una boleta. Toca Seguir. Si la organización todavía se llama igual que la empresa, este nombre también renombra la organización.
2. ¿A quién le mandamos el resumen de gastos?: los Correos, separados por coma, y Cada cuánto: Semanal o Mensual. Toca Guardar y seguir.

Terminas en Empleados, con el aviso «Último paso: invita a tu equipo» (ver Invitar a tu equipo).

Primeros pasos

Mientras falte algo, el dashboard muestra Primeros pasos, una lista que se marca sola: Empresa lista, Responsable del resumen, Primer empleado invitado, Primera boleta subida y Telegram vinculado (cuando Telegram está disponible). Cada paso pendiente tiene Hacerlo, que te lleva a la pantalla que corresponde, o Ver cómo, que abre esta guía cuando el paso no lo puedes hacer tú: el de Telegram lo completa un empleado desde su portal (ver Telegram para tu equipo) y el del resumen, si no eres super admin, lo hace un super admin. Cuando está todo, la lista desaparece.

Abrir el panel

Entrar al panel y tu propia cuenta

El panel está en www.zpend.cl/admin/login, no en la entrada de los empleados. Si te invitaron, abre el correo «(organización) te dio acceso al panel de Zpend», elige tu contraseña (al menos 10 caracteres, dos veces) y toca Guardar contraseña; quedas en la entrada del panel con «Cuenta activada».

Olvidé mi contraseña, o la quiero cambiar

1. En www.zpend.cl/admin/login toca ¿Olvidaste tu contraseña?.
2. Escribe tu correo y abre el enlace que te llega. Vale 30 minutos y sirve una vez.
3. Elige la contraseña nueva. Tus otras sesiones se cierran.

Es el mismo camino para cambiarla aunque la recuerdes: el panel no tiene otro. Si tu organización no manda correos, pídele a un super admin que te asigne una en Organización → Usuarios.

Cerrar sesión y tema

Abajo en el menú están tu correo y, a su lado, el ícono para Cerrar sesión. Encima, en Tema, eliges claro, oscuro o el del sistema.

Invitar a tu equipo

Cada empleado entra con su propio correo y elige su contraseña con un enlace de invitación: nadie más la conoce. Todo se hace en Gestión → Empleados.

Uno por uno

1. Completa Nombre, Email y, si lo tienes, RUT (opcional). Si lo dejas vacío, se lo pedimos al empleado la primera vez que entre, en la web o en la app, y no puede hacer nada más hasta registrarlo: con él confirma quién es al vincular Telegram. Un RUT ya registrado se corrige, no se borra.
2. Toca Crear empleado. Si el correo está configurado, la invitación sale sola.
3. Se abre su ficha con Invitar al portal. Si el correo no llega, toca Reenviar invitación (o Generar enlace de acceso, si tu organización no manda correos) y mándale el enlace con Copiar o WhatsApp.

Desde Excel o CSV

1. Abre Importar varios desde Excel o CSV.
2. Prepara tres columnas: nombre, email y RUT. Van en ese orden, o con esos encabezados en la primera fila en cualquier orden. En vez de «email» también sirve «correo». El RUT puede ir vacío: se lo pedimos al empleado al entrar.
3. Copia las filas desde Excel y pégalas en el cuadro, o elige el archivo .xlsx o .csv (hasta 2 MB).
4. Toca Importar. Verás cuántos se crearon y, fila por fila, los que tuvieron un error, como «RUT inválido» o «Correo inválido».

Por WhatsApp

1. Haz clic en la fila del empleado para abrir su ficha.
2. Toca Reenviar invitación si el correo está configurado (le llega un correo nuevo y además ves el enlace), o Generar enlace de acceso si no lo está. Si ya tenía contraseña, el botón dice Mandar enlace para cambiar la contraseña.
3. Toca WhatsApp: se abre con el mensaje listo («Hola …, te di acceso a Zpend para rendir tus gastos…»). Elige el contacto y envíalo. O toca Copiar y pega el enlace donde quieras.

Empresas y tipos de gasto de cada empleado

• Cada empleado nuevo queda asignado a todas las empresas activas. Si no le corresponde alguna, desmárcala en su ficha en Empresas asignadas y toca Guardar cambios. Sin empresa, el empleado ve «No tienes empresas asignadas».
• En Tipos de gasto permitidos puedes limitar lo que elige. Sin marcar ninguno, usa todos los activos.
• En la lista, sin acceso marca a quien todavía no elige su contraseña y sin RUT a quien le falta el RUT (lo registra él al entrar, o lo agregas tú en su ficha).
• Para que alguien deje de entrar, desmarca activo y toca Guardar cambios. Los empleados activos cuentan para el tope del plan: si está lleno, no puedes reactivar a nadie.
• Si le cambias el RUT, su Telegram se desvincula y tiene que vincularlo de nuevo.

Sin correo ni WhatsApp

En la ficha, en O asígnale tú una contraseña, escribe una de al menos 10 caracteres y toca Asignar contraseña (o Cambiar contraseña si ya tenía). Entrégasela en persona.

Zona peligrosa del empleado

• Quitar contraseña (no podrá entrar): le corta el acceso sin borrar nada.
• Eliminar empleado: si ya subió boletas no se borra, queda inactivo. Sólo se borra del todo quien nunca subió nada.
• Los datos personales (descargarlos o borrarlos) los maneja un super admin: ver Si una persona pide sus datos.

Estos botones no piden confirmación. Si el empleado también es admin, sus datos de acceso y su zona peligrosa sólo los cambia un super admin.

Telegram para tu equipo

Con Telegram, cada empleado manda la foto de la boleta por chat y recibe ahí las decisiones sobre sus rendiciones. Una organización nueva lo trae activo. El paso Telegram vinculado de los primeros pasos se marca solo cuando el primer empleado vincula su chat.

Qué hace cada empleado

Lo vincula él mismo desde su portal: toca Vincular Telegram, abre el bot y confirma su RUT. El bot pide el RUT con guion antes del dígito verificador, con o sin puntos (12.345.678-5 o 12345678-5). Para explicárselo, mándale la sección Boletas por Telegram de su guía.

Mandarle el enlace tú

En Gestión → Empleados, toca Editar en su fila y baja a Telegram. Generar enlace te muestra el enlace para copiarlo o mandarlo por WhatsApp; Enviar por correo además se lo manda a su correo. Vence en 72 horas y anula el anterior. El empleado necesita tener el RUT registrado: el bot se lo pide igual, así que alguien que reciba el enlace reenviado no puede vincularse. Si cambió de teléfono, ahí mismo está Desvincular.

Si Telegram está apagado

Si en el portal no aparece la sección Telegram, está apagado en tu organización. Lo enciende un super admin en Organización → Configuración, en el grupo Telegram, con Boletas por Telegram. Si no eres super admin, pídeselo a quien lo sea.

Empresas, tipos de gasto y clientes

Empresas

En Gestión → Empresas creas cada razón social con Nombre, RUT (opcional) y Color, que se usa en los gráficos. La primera se crea con la organización.

En la columna Logo tocas Subir logo y eliges una imagen (PNG, JPG, WebP o una foto del teléfono, hasta 2 MB): se sube sola apenas la eliges y se achica a un tamaño de ícono. Aparece junto al nombre de la empresa al subir boletas, en las listas de boletas del portal y del panel, arriba en el detalle de cada boleta y en las rendiciones. Cambiar la reemplaza y Quitar la saca; sin logo se ve sólo el nombre.

Una empresa nueva no se asigna sola a los empleados que ya existen (sí a los que crees después). Para que suban boletas a ella, márcala en la ficha de cada uno, en Empresas asignadas.

Tipos de gasto

En Gestión → Tipos de gasto están las categorías que el empleado elige al subir. Vienen ocho: Movilización, Gastos de viaje, Gastos de representación, Alimentación, Insumos de oficina, Insumos eléctricos, Insumos computacionales / hardware y Otros. Para crear uno completa Código, Nombre y Orden y toca Crear. El código va en mayúsculas, sin números, guiones ni tildes (por ejemplo PEAJES o GASTOS_VARIOS) y después no se cambia.

Clientes

En Gestión → Clientes está la lista de clientes que se pueden asociar a una boleta. Los empleados también crean clientes al subir, con + Nuevo cliente..., y quedan guardados aquí. Cada cliente tiene Nombre y, opcionales, RUT, email y notas.

Cuentas de pago

En Gestión → Cuentas de pago («Cuentas / lugares de pago») registras desde dónde pagas, con Nombre y Descripción / detalle: una cuenta bancaria, la caja chica. Se elige al registrar el pago de una rendición. La organización nueva trae «Caja chica».

Tarjetas de la empresa

En Gestión → Tarjetas de la empresa registras las tarjetas con que tu equipo paga gastos de la empresa: Empresa (si tienes varias), Nombre, Banco o marca y Últimos 4 dígitos. Una boleta pagada con tarjeta de la empresa se rinde y se aprueba igual, como respaldo del gasto, pero no suma al total a pagar de la rendición; en los reportes sí cuenta como gasto, y el export contable lo dice en la columna «Medio de pago».

• El empleado lo indica al subir, en ¿Cómo pagaste?. Si en el voucher se leen los últimos 4 dígitos de una tarjeta activa de la empresa de la boleta, se marca sola y el empleado ya no puede pasarla a reembolso.
• En el detalle de la boleta, Medio de pago lo corrige un admin. Si se leyó una tarjeta de la empresa pero la boleta quedó como reembolso, lo avisa en amarillo. En una rendición aprobada o pagada ya no se cambia.
• Una rendición que tiene sólo boletas con tarjeta de la empresa se cierra sola al aprobarla: queda «pagada» sin reembolso.

Editar, desactivar o eliminar

En estas pantallas, y también en Centros de costo y Políticas de gasto, cada fila se edita ahí mismo: cambia los datos y toca Guardar. Para que algo deje de ofrecerse, desmarca activo (o activa) y toca Guardar. Eliminar lo borra si nadie lo usó; si ya tiene boletas (o rendiciones, en una cuenta de pago), sólo lo desactiva, para no perder la historia. No pide confirmación.

Centros de costo, aprobador y políticasPro

Centros de costo

En Gestión → Centros de costo creas cada área, proyecto u obra con Código (por ejemplo OBRA-12), Nombre y Empresa. Sin empresa, sirve para todas. El empleado lo elige al subir la boleta y los reportes agrupan por centro.

Para que sea obligatorio, un super admin entra a Organización → Configuración, en Boletas y rendiciones elige Centro de costo obligatorio: Sí, obligatorio y toca Guardar cambios.

Aprobador por jefe

Cada empleado puede tener su aprobador: su jefe revisa y aprueba sus rendiciones, y el admin paga. En la ficha del empleado, elige a la persona en Aprueba sus rendiciones y toca Guardar cambios. Si lo dejas en — Cualquier admin —, decide cualquier admin. Aunque tenga aprobador, un admin igual puede aprobar o rechazar sus rendiciones, por ejemplo si el jefe está de vacaciones.

El aprobador tiene que ser un usuario del panel. Lo crea un super admin en Organización → Usuarios con el rol Aprobador (ver Seguridad, usuarios y roles).

Políticas de gasto

En Organización → Políticas de gasto (super admin) defines reglas que se revisan en cada boleta:

1. Elige el Tipo de gasto o deja Todos.
2. Pon un Tope por boleta (CLP) y marca, si quieres, exige motivo o exige centro de costo.
3. En Si no cumple elige Advertir (la boleta pasa y quien aprueba lo ve) o Bloquear (no entra a una rendición ni se aprueba hasta corregirla).
4. Toca Crear política.

Las boletas en otra moneda se convierten a pesos con el tipo de cambio del día para revisar el tope.

Revisar boletas

En Boletas ves todas las boletas de la organización. Arriba van las disponibles y, separadas, las «Boletas ya incluidas en rendiciones».

• Filtra por Empresa, Empleado, Tipo, Centro de costo, Estado, Desde y Hasta, o marca Solo posibles duplicados. Toca Filtrar; Limpiar los borra.
• Aquí Desde, Hasta y la columna Fecha son del día en que se subió la boleta, no de la boleta. Para cerrar un mes por fecha de la boleta, usa Reportes.
• La lista muestra hasta 200 boletas; para ver más antiguas, filtra. Lo mismo en Rendiciones.
• ⚠ DUPL junto al proveedor marca un posible duplicado: mismo RUT, folio, fecha y monto que otra boleta.
• Exportar Excel descarga la lista con los filtros que tengas puestos.

El detalle de una boleta

Toca Ver en una fila:

• Imagen: la foto, y Abrir PDF original si llegó en PDF.
• Lectura automática: cómo terminó la lectura y, si falló, el motivo. Volver a leer (sólo admins) la manda a leer de nuevo y reemplaza los montos, también los que corregiste a mano. Si la lectura falló, puedes completar los datos tú.
• Datos: RUT emisor, razón social, folio, fecha, moneda, neto, IVA, propina, otros cargos, total, tipo de gasto, centro de costo, cliente y motivo. Corrige lo que haga falta y toca Guardar cambios.
• Decisión: Aprobar esa boleta sola, o abre Rechazar esta boleta, escribe el motivo (es obligatorio: lo ve el empleado) y toca Rechazar boleta. Si la boleta no está en una rendición, al empleado le llega el aviso con el motivo; si está en una, lo ve cuando decidas la rendición.
• Pedir una corrección: si el error tiene arreglo (un total mal leído, falta el motivo, otro centro de costo), abre Pedir una corrección al empleado, escribe qué tiene que corregir y toca Pedir corrección. La boleta vuelve a «Por revisar» y al empleado le llega el aviso con tu comentario. Si está en una rendición por aprobar, se queda en ella: el empleado la corrige ahí y la rendición no se puede aprobar hasta que la confirme. Cuando la confirma, te llega un correo.
• Si es un posible duplicado, arriba aparece «Posible boleta duplicada» con el enlace a la otra. Si no lo es, un admin toca No es duplicado.
• Si la boleta es en dólares o euros y el monto se leyó sin decimales ($1245 en vez de $12.45), toca ÷ 100.

Subir una boleta por un empleado

Para quien entrega las boletas en papel o no usa el portal. En Boletas, toca + Subir boleta por un empleado, elige al Empleado y toca Elegir. Aparece el mismo formulario de su portal, con sus empresas y sus tipos de gasto: agrega las fotos o los PDF (hasta 10 por vez), completa empresa, tipo, moneda y motivo, y toca Subir boleta. Abajo ves sus últimas boletas, que se leen solas en unos segundos.

Quedan a nombre del empleado y siguen el mismo camino que las que sube él. Cuando se termina de leer, le avisamos con «Subieron una boleta a tu nombre» (por correo y, si lo vinculó, por Telegram), con tu nombre y los datos leídos, para que avise si no la reconoce. Cuenta para el tope de boletas del plan. El detalle dice «subida por» con tu nombre, y queda en la Auditoría. Después apruébalas y arma la rendición en + Nueva rendición (ver Rendiciones).

Archivar boletas

Archivar es para lo que no debería estar en las listas: una boleta duplicada, una de prueba, una foto que no es una boleta. Para un gasto que no corresponde, mejor recházalo: el empleado ve el motivo y queda el registro. Al final del detalle de la boleta, abre Archivar esta boleta, escribe por qué la archivas y toca Archivar boleta. Para varias a la vez, márcalas con la casilla de su fila en Boletas (la del encabezado marca todas las de la página) y usa Archivar seleccionadas. La boleta sale de las listas y queda en Archivadas (botón arriba de Boletas) con su foto, sin plazo: ahí Restaurar la devuelve con su mismo número, fuera de cualquier rendición. En Organización → Auditoría queda quién la archivó, el motivo y sus datos (proveedor, fecha, monto). Al empleado le avisamos por correo (y por Telegram si lo vinculó) con el motivo que escribiste: si archivas varias suyas juntas, le llega un solo aviso.

Una boleta aprobada no se borra: es un gasto ya reconocido. Si no corresponde pagarla, recházala con el motivo. Tampoco se borra una que está en una rendición por decidir, aprobada o pagada (no tiene casilla). Si espera decisión, recházala dentro de la rendición o cancela la rendición, y después bórrala. El empleado también puede borrar las suyas desde el portal mientras nadie las haya aprobado, rechazado ni rendido; eso también queda en la Auditoría.

Aprobar, rechazar y pagar

En Rendiciones están todas las solicitudes. Junto al nombre del menú ves dos contadores: en amarillo las que esperan aprobación y en azul las que esperan pago.

Filtra por Estado (Solicitada (por revisar), Aprobada (pendiente pago), Pagada, Rechazada, Cancelada) y por Empleado.

Aprobar o rechazar una

1. Toca Ver en una rendición «Solicitada».
2. Revisa las Boletas incluidas: miniatura, fecha, proveedor y monto. Toca una miniatura para verla grande, o Ver para corregirla o rechazarla sola.
3. Toca ✓ Aprobar rendición. Si es en dólares o euros, antes completa el Tipo de cambio: viene sugerido con el valor del día y lo puedes cambiar.
4. Para rechazarla, abre ✗ Rechazar la rendición, escribe el motivo (es obligatorio: lo ve el empleado) y toca Rechazar rendición. Sus boletas vuelven a quedar disponibles para el empleado, y la rendición sigue mostrando cuáles tenía. Si el problema es una sola boleta, mejor pídele una corrección (o recházala, si no tiene arreglo) y aprueba el resto.

Registrar el pago

1. En una rendición «Aprobada», elige la Cuenta de pago, el Método (transferencia, efectivo, cheque u otro) y escribe la Referencia, por ejemplo el número de la transferencia. Si quieres, adjunta en Comprobante (opcional) la foto o el PDF de la transferencia o el cheque.
2. Toca ✓ Confirmar pago realizado. La rendición queda «Pagada» y al empleado le llega el aviso.

En una rendición aprobada, Cancelar rendición la anula y libera sus boletas (una solicitada se rechaza). Es lo que hay que hacer si después de aprobarla aparece un error en un monto. No pide confirmación. Al pagar una sola, la fecha del pago es la de hoy; para registrar otra fecha, usa el pago en lote de más abajo.

Más abajo, Editar datos del pago o borrar la rendición corrige el método, la cuenta, la referencia y las notas de un pago ya registrado (Guardar cambios). En una rendición pagada, el recuadro Pago tiene Adjuntar comprobante (o Reemplazar comprobante) para subirlo después; el empleado lo ve en su portal con Ver comprobante de pago. Un super admin ve ahí también 🗑 Borrar rendición permanentemente (super admin), que la elimina y libera sus boletas. Una rendición pagada no se puede cancelar ni borrar.

Varias a la vez

1. En la lista, marca las casillas de las rendiciones. La casilla del encabezado marca todas.
2. Para aprobarlas, toca Aprobar seleccionadas.
3. Para pagarlas, completa Método, Fecha, Referencia y la Cuenta de pago (si tienes cuentas). El Comprobante (opcional) queda en todas las del lote. Toca Marcar pagadas seleccionadas. La fecha no puede ser futura ni anterior al día en que se aprobó cada rendición.
4. Verás cuántas salieron bien y, para las que no, el motivo con un enlace a cada una.

Tus propias rendiciones

Si además de administrar rindes tus gastos, tus rendiciones las aprueba y las paga otro admin: en el detalle verás el aviso en lugar de los botones, y en un lote se saltan con su motivo. Si eres el único admin de la organización, sí puedes (queda en el historial quién lo hizo). Un super admin lo apaga en Organización → Configuración, Boletas y rendiciones, Nadie aprueba ni paga lo suyo.

Comentarios e historial

En el detalle, Historial / Auditoría muestra cada paso: quién la solicitó, aprobó, pagó o comentó, y qué cambió. Abajo, en Comentario para …, le escribes al empleado y tocas Comentar: le llega por correo.

Crear una rendición por alguien

+ Nueva rendición arma una rendición con boletas de un empleado, por ejemplo si no usa el portal (sus boletas las subes tú, ver Subir una boleta por un empleado). Sólo toma boletas aprobadas que no estén en otra rendición: primero apruébalas una por una en Boletas (Ver → Aprobar). Después elige al Empleado, toca Buscar boletas, marca las boletas (todas de la misma moneda; en dólares o euros, completa el Tipo de cambio) y toca Crear rendición. Queda aprobada de inmediato, lista para pagar. Si ves «No hay boletas aprobadas y sin rendición para este empleado», falta ese primer paso.

Si eres aprobadorPro

El aprobador es el jefe que decide las rendiciones de su equipo. Lo crea un super admin en Organización → Usuarios con el rol Aprobador, y un admin le asigna empleados en la ficha de cada uno (Aprueba sus rendiciones, ver Centros de costo, aprobador y políticas).

Qué ves

• El menú trae Dashboard, Boletas, Rendiciones, Reportes, Seguridad y Ayuda. Gestión, Plan y pago y Organización no aparecen.
• Al entrar llegas a Rendiciones, en la pestaña Mis pendientes (N): las que te toca decidir. En Todas ves las demás.
• El dashboard muestra sólo Por aprobar, y tus cifras, reportes y exportaciones cubren sólo a tus empleados.

Qué puedes hacer

• Aprobar o rechazar las rendiciones solicitadas de tus empleados, una por una o varias a la vez (ver Aprobar, rechazar y pagar).
• Antes de aprobar, corregir los datos de sus boletas, pedirle una corrección al empleado o rechazar una sola.
• Comentar en las rendiciones de tus empleados.

No pagas, no cancelas ni deshaces una aprobación: eso es de un admin. Lo de otros empleados lo ves de sólo lectura: en una rendición ajena verás «No te asignaron las rendiciones de …», y al tocar una boleta ajena, «Sólo lectura. Esa boleta es de un empleado que no está asignado a ti.».

Leer el dashboard

Arriba, cada tarjeta cuenta lo que espera a alguien y lleva a la lista ya filtrada:

En cero, la tarjeta dice «Nada pendiente». Las boletas rechazadas no cuentan en ninguna. Un aprobador ve sólo Por aprobar, y un usuario de Lectura no ve tarjetas: sólo los números del año.

Debajo están los números del año (eliges el año y tocas Aplicar): el total aprobado en pesos, las empresas con gasto, los tipos usados, el gasto mensual por empresa, la distribución por tipo, los 10 tipos de gasto principales y los empleados que más gastan.

Configurar el resumen por correo

Al cierre de cada período, Zpend manda a los correos que elijas el total por empleado, por tipo de gasto y por centro de costo, las boletas con problemas y lo pendiente, con el Excel adjunto. El detalle está en la guía de quien lleva la contabilidad.

Lo configura un super admin:

1. Si todavía no lo configuras, toca Hacerlo junto a Responsable del resumen en los primeros pasos del dashboard. Es el paso 2 del asistente inicial.
2. Escribe los correos separados por coma (hasta 10): tu jefe, tu contador o tú.
3. Elige Semanal (los lunes a las 8:00, con la semana anterior) o Mensual (el día 1 a las 8:00, con el mes anterior).
4. Toca Guardar y seguir.

Cambiarlo después

Un super admin lo ve y lo cambia en Organización → Configuración. La sección Resumen de gastos por correo dice a quién y cuándo sale; Ver ejemplo y Descargar Excel muestran cómo se vería hoy. Para cambiarlo, en el grupo Resumen por correo edita Quién lo recibe (correos separados por coma) y Cada cuánto (semanal, mensual o apagado) y toca Guardar cambios.

Reportes y exportación

En Reportes filtras por Desde y Hasta (por defecto, el mes en curso), Estado (por defecto Gasto aprobado), Empresa, Empleado, Tipo gasto y Centro de costo, y tocas Aplicar filtros. Las fechas son las de cada boleta; si no se leyó, cuenta el día en que se subió. El gasto aprobado son las boletas aprobadas y las de rendiciones aprobadas o pagadas; con Sin aprobar todavía ves lo que falta, y el mismo filtro tiene otras opciones, como todas las boletas o sólo las rechazadas.

Ves el total del período en pesos, el desglose por moneda y los totales por empresa, por empleado, por tipo de gasto y por centro de costo.

• 📊 Exportar Excel: la planilla del reporte con los mismos filtros.
• Contable (Excel) y Contable (CSV) Pro: una fila por boleta del gasto aprobado, lista para el contador. Usa las fechas y los demás filtros, pero no el Estado: siempre trae lo aprobado. En Starter, el botón Contable tiene candado.
• En Boletas, Exportar Excel descarga la lista con los filtros de esa pantalla.
• Un super admin descarga todo en Organización → Configuración → Exportar todos los datos (ZIP).

Si una persona pide sus datos o que se borren

Lo atiende un super admin. En Gestión → Empleados, abre su ficha y la Zona peligrosa: Descargar sus datos (ZIP) trae su ficha, sus boletas con las fotos, sus rendiciones y lo que la auditoría registra de ella. Eliminar sus datos personales borra su nombre, correo, RUT, acceso y Telegram, y las boletas que no son gasto aprobado; las aprobadas o en una rendición aprobada o pagada se conservan a nombre de «Persona eliminada», porque respaldan pagos. Antes hay que decidir sus rendiciones pendientes, y no se puede deshacer. El empleado también baja sus datos solo, desde el portal. Para un usuario del panel, en Organización → Usuarios está descargar sus datos (ZIP), y Eliminar usuario quita también su correo de la auditoría.

Qué trae cada archivo, hoja por hoja y columna por columna, está en la guía de quien lleva la contabilidad.

Plan y pago

En Mi cuenta → Plan y pago ves tu plan, el estado, la fecha de vencimiento y el Uso del plan: empleados activos y boletas del mes (o de la prueba) contra el tope. Las boletas rechazadas no cuentan.

Las funciones de Pro son: Aprobador por jefe, Políticas de gasto, Centros de costo, Exportación contable, API para integraciones, Varias empresas. Todos los planes traen el portal, Telegram, la lectura automática, el resumen por correo, las rendiciones con pago, el Excel de reportes y la exportación de datos. Los precios son netos, más IVA, y se paga por organización, no por persona.

Estados de la cuenta

Seguir después de la prueba, renovar o cambiar de plan

En la prueba el bloque se llama Continuar con Zpend; con un plan pagado, Tu plan.

1. En Continuar con Zpend, elige Starter, Pro o Enterprise. Si quieres, deja un teléfono y un comentario (por ejemplo, un horario para llamarte), y toca Quiero continuar.
2. Un encargado de ventas te contacta al correo con el que entraste para activar el plan y coordinar el pago. No se cobra nada automáticamente. Mientras tanto, la página dice «Recibimos tu pedido».
3. Si te mandamos un link de pago, en vez del formulario verás «Tu link de pago está listo» y el botón Pagar →, que abre la pasarela en otra pestaña. Al confirmarse el pago extendemos la vigencia.
4. Cuando el plan queda activo, la página muestra el plan nuevo y hasta cuándo vale.

¿Apurado, o quieres cambiar algo de un pedido que ya mandaste? Escríbenos a info@wedu-labs.cl. Para cambiar de plan o renovar, es el mismo camino.

Puedes cambiar de plan cuando quieras. Si bajas de Pro a Starter, lo que configuraste se guarda y vuelve a aplicarse si subes de nuevo.

Seguridad, usuarios y roles

Verificación en dos pasos

Además de la contraseña, al entrar se pide un código de una app de autenticación del celular (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password…). Se activa en Mi cuenta → Seguridad.

1. Toca Activar verificación en dos pasos.
2. Escanea el código con tu app. Si no puedes, escribe a mano la clave que aparece debajo.
3. Escribe el código de 6 dígitos en Código y toca Activar.
4. Guarda los Códigos de respaldo en un lugar seguro: sirven si pierdes el teléfono y no se vuelven a mostrar.

Desde entonces, al entrar se pide también el Código de verificación. Con un Código actual (o de respaldo) puedes Generar códigos de respaldo nuevos o desactivarla.

Roles

Usuarios del panel

Un super admin crea las cuentas del panel en Organización → Usuarios, igual que a un empleado: Nombre, Correo, Rol y, si corresponde, Super admin, y toca Crear e invitar (si tu organización no manda correos, el botón dice Crear y generar enlace). A esa persona le llega un correo para elegir su contraseña, y en pantalla ves el mismo enlace para Copiar o mandar por WhatsApp. Vence en 72 horas.

• Si no le llegó o se venció, abre su fila y toca Reenviar invitación (o Generar enlace de acceso si no hay correo). La fila dice «Invitación enviada el …, vence el …»; el enlace nuevo anula el anterior.
• Si prefieres ponerle tú la contraseña, toca Asignar la contraseña yo al crearla, o Asignar contraseña o eliminar en su fila, y entrégasela por un canal seguro.
• Si alguien perdió su teléfono, en Asignar contraseña o eliminar puedes Quitar verificación en dos pasos.
• Para cambiarle el nombre, el correo o el rol, abre su fila, edita y toca Guardar. Para cortarle el acceso sin borrarlo, desmarca Activo y toca Guardar.
• No puedes desactivarte ni eliminarte a ti mismo, y siempre tiene que quedar al menos un super admin activo.

Un empleado también puede administrar: en Gestión → Empleados, toca Editar en su fila y, en Rol en el panel, elige Empleado, Admin o Super admin y toca Cambiar rol. Sólo un super admin lo cambia; los demás admins ven el rol. El empleado tiene que haber elegido su contraseña antes, y siempre queda al menos un super admin.

Configuración, marca y auditoría (super admin)

El grupo Organización del menú lo ve sólo un super admin. Usuarios y Políticas de gasto están en Seguridad, usuarios y roles y en Centros de costo, aprobador y políticas.

Configuración

En Organización → Configuración, arriba, Datos de la organización dice cuántos MB de archivos usas y cuántos tienes contratados, y tiene Exportar todos los datos (ZIP) (ver la exportación completa). Debajo, el bloque del resumen por correo. Después vienen las opciones, en grupos; cambias lo que necesites y tocas Guardar cambios al final:

Marca

En Organización → Marca subes el logo de tu organización con Subir logo (o Reemplazar logo): PNG, JPG, WebP o AVIF, hasta 2 MB, mejor cuadrado o 4:3. Aparece arriba en el panel y en el portal de los empleados. Quitar logo vuelve al de Zpend.

Auditoría

En Organización → Auditoría está cada acción hecha en el panel: cuándo, qué, sobre qué y quién. Filtra con Buscar en recurso (por ejemplo Empleado o Empresa#42), Acción y Quién, y toca Filtrar. Lo de cada rendición está en su propio Historial / Auditoría.

El nombre de la organización

Se fija al crear la cuenta. Si necesitas cambiarlo, escríbenos a info@wedu-labs.cl.