Si subes gastos

Activar tu cuenta

No tienes que crear una cuenta: te la crea el administrador de Zpend en tu empresa, con tu nombre y tu correo. Después te llega un enlace para elegir tu contraseña. Si el administrador no puso tu RUT, la primera vez que entres (en la web o en la app) te lo pedimos antes que nada.

1. Busca el correo con el asunto «(tu empresa) te dio acceso a Zpend». Si no lo ves, revisa la carpeta de spam. El administrador también te puede mandar el enlace por WhatsApp.
2. Toca Activar mi cuenta. Se abre la pantalla «Activa tu cuenta.» con tu correo.
3. Escribe una contraseña de al menos 10 caracteres en Contraseña y repítela en Repite la contraseña. Una frase de varias palabras sirve.
4. Toca Guardar contraseña. Vuelves a la pantalla de entrada con el aviso «Cuenta activada».
5. Entra con tu correo y la contraseña que elegiste.

Si el administrador te entregó una contraseña, no necesitas el enlace: entra directo con ella.

Entrar y recuperar la contraseña

Entrar

1. Abre www.zpend.cl/login en el navegador, o el ícono de Zpend si lo instalaste en el celular.
2. Escribe tu Email y tu Contraseña.
3. Toca Entrar.

Si ya habías entrado en ese equipo, el portal se abre directo. Para cerrar la sesión, toca Salir arriba a la derecha.

Si olvidaste tu contraseña

1. En la pantalla de entrada toca ¿Olvidaste tu contraseña?.
2. Escribe tu correo en Email y toca Enviar enlace.
3. Abre el correo «Cambia tu contraseña de Zpend» y toca Elegir una contraseña nueva.
4. Escribe la nueva en Contraseña nueva, repítela y toca Guardar contraseña.

Instalar Zpend en el celular

No hay que bajar nada de una tienda de aplicaciones. El portal se agrega a la pantalla de inicio desde el navegador y queda como una app: con su ícono y a pantalla completa.

Android (Chrome)

1. Abre Chrome y entra a www.zpend.cl/login.
2. Toca el menú ⋮, arriba a la derecha.
3. Toca Agregar a la pantalla principal o Instalar aplicación. El nombre cambia según la versión de Chrome.
4. Confirma con Instalar o Agregar.

iPhone (Safari)

1. Abre Safari y entra a www.zpend.cl/login. Tiene que ser Safari.
2. Toca el botón Compartir: el cuadrado con una flecha hacia arriba.
3. Desliza hacia abajo y toca Agregar a inicio. En algunas versiones dice Agregar a pantalla de inicio.
4. Toca Agregar.

Busca el ícono de Zpend en tu pantalla de inicio. La primera vez te pide entrar; después se abre directo en tus boletas.

Subir boletas

El formulario para subir está arriba en el portal. Sirven fotos (JPG, PNG o HEIC) y PDF, como el de una factura electrónica. Puedes mandar hasta 10 archivos por envío. Cada foto puede pesar hasta 15 MB y cada PDF hasta 10 MB.

Con la cámara

1. Toca el recuadro Toma una foto, o arrastra aquí las boletas. En el celular se abre la cámara.
2. Saca la foto con la boleta completa, derecha y con buena luz. Para agregar otra, toca el recuadro de nuevo.
3. Revisa los datos del formulario (los explicamos abajo).
4. Toca Subir boleta. Si son varias, el botón dice, por ejemplo, Subir 3 boletas.

Varias fotos o un PDF

• Toca Elegir archivos, debajo del recuadro, para elegir fotos de la galería o un PDF. Puedes marcar varios.
• En el computador también puedes arrastrar los archivos al recuadro.
• Cada archivo aparece como miniatura. Para sacar uno, toca la ✕.

Los datos del formulario

• Empresa: a qué empresa le rindes el gasto. Si tienes una sola, ya viene elegida; si tienes varias, viene la primera de la lista: revísala antes de subir.
• Moneda: viene la de tu organización. Cámbiala si la boleta es en dólares o euros.
• Tipo de gasto: movilización, gastos de viaje, insumos de oficina… La lista la arma el administrador.
• Centro de costo: aparece sólo si tu organización los usa. Si dice «(opcional)», puedes dejarlo vacío.
• ¿Cómo pagaste?: Con mi plata (me la reembolsan) si pagaste tú. Si pagaste con una tarjeta de la empresa, elígela: la boleta se rinde igual, como respaldo del gasto, pero no se te reembolsa. Si el voucher muestra los últimos 4 dígitos de una tarjeta de la empresa, la boleta se marca sola y ya no la puedes pasar a reembolso; si es un error, avísale al administrador.
• Cliente (opcional): para qué cliente fue el gasto. Si no está en la lista, elige + Nuevo cliente... y escribe el nombre. Un cliente nuevo sólo se crea aquí, al subir: después, en Corregir, eliges entre los que ya existen.
• Motivo: para qué fue, por ejemplo «almuerzo con cliente» o «bencina». Si subes varias, el motivo va para todas y después corriges cada una.

Al subir verás «Boleta subida. Los datos aparecen abajo en unos segundos.». La boleta aparece en Tus últimas boletas y se actualiza sola mientras se lee, durante unos minutos. Si después de eso sigue igual, recarga la página.

Qué significa cada estado

Cada boleta de Tus últimas boletas muestra su estado. Mientras se lee, también muestra cómo va la lectura.

La lectura de la boleta

Cuando la lectura termina bien («Datos listos»), esa etiqueta desaparece y queda sólo el estado de la boleta.

La boleta

La rendición

Revisar y corregir los datos

Cuando termina la lectura, la boleta muestra el proveedor y el monto, y queda «Por revisar». A la izquierda está la foto: tócala para verla grande y compara el total y la fecha con el papel. Debajo del proveedor van dos fechas: la de la boleta (la que cuenta para el gasto) y la del día en que la subiste.

1. Si todo está bien, toca Está bien. La boleta queda «Confirmada». Si no se leyó el total, ese botón no aparece: primero corrígelo.
2. Si algo no calza, toca Corregir. Se abren los campos Proveedor, RUT del proveedor, Fecha de la boleta, Total, Moneda y Motivo, y también empresa, tipo de gasto, centro de costo y cliente cuando corresponden.
3. Cambia lo que haga falta y toca Guardar corrección. La boleta vuelve a «Por revisar» hasta que toques Está bien.

¿La subiste dos veces o la foto no era la boleta? Toca Borrar boleta bajo ella y después Sí, borrar. Se puede mientras no esté en una rendición ni la haya aprobado o rechazado el administrador; después, pídele que la borre. Si te equivocaste, el administrador la puede recuperar: queda archivada.

Confirmar no es obligatorio para rendir, pero te evita mandar un monto mal leído. Te llega un correo «Tu boleta está lista para revisar» cada vez que termina una lectura, salvo que apagues ese aviso.

Boletas por Telegram

Si tu organización tiene Telegram habilitado, en el portal verás la sección Telegram. Con tu chat vinculado, le mandas la foto o el PDF al bot y la boleta queda cargada igual que desde el portal. La imagen pasa por los servidores de Telegram.

Vincular tu chat

1. En el portal, baja hasta Telegram y toca Vincular Telegram.
2. Toca Abrir Telegram y vincular. Si no se abre, escríbele al bot el código que te muestra el portal, por ejemplo /start ABCD2345. El código vale 15 minutos.
3. El bot te pide tu RUT para confirmar que eres tú. Escríbelo con guion antes del dígito verificador, con o sin puntos: 12.345.678-5 o 12345678-5.
4. Cuando el bot responda que el chat quedó vinculado, recarga el portal: verás Vinculado.

Mandar una boleta

1. Mándale al bot la foto o el PDF. Si le escribes un texto a la foto, queda como motivo.
2. El bot te pregunta con botones lo que falta: la empresa (sólo la primera vez, si tienes varias), el tipo de gasto, el centro de costo, la moneda y el cliente. Se salta lo que no aplica. Después usa la empresa de tu última boleta: revisa la línea 🏢 del resumen. Si tu cliente no aparece entre los botones, súbela por el portal.
3. Después te pide el motivo. Escríbelo o toca Omitir.
4. El bot responde «Recibida: boleta #…» y te avisa cuando termina de leerla. Si la lectura falla no te avisa: revísala en el portal.

Manda las boletas de a una: una foto nueva deja sin terminar la anterior. Si dejas una a medias más de una hora, el bot te pide mandarla de nuevo.

Confirmar o corregir por el chat

Cuando la boleta está leída, el bot te manda el resumen: empresa, proveedor, fecha y total.

• Toca ✅ Está bien para confirmarla.
• Toca ✏️ Corregir y escribe lo que cambia, por ejemplo fecha 16/09/2026, total 51000 o motivo almuerzo con cliente. También hay botones para cambiar la empresa, el tipo o el centro de costo. El proveedor, el RUT, la moneda y el cliente se corrigen en el portal.
• Para dejar de usar ese chat, escríbele /desvincular o toca Desvincular en el portal.

Si quien revisa te pide corregir una boleta, el aviso llega al chat con los mismos botones: corrígela y confírmala ahí, aunque ya esté en una rendición.

Por Telegram también te llegan las decisiones sobre tus rendiciones y los comentarios de quien las revisa.

Armar y solicitar una rendición

Una rendición junta varias boletas para que te las reembolsen. Lo más cómodo es armarla de a poco, como una carpeta: la abres con un nombre y le vas subiendo las boletas.

Rendiciones abiertas

1. En Rendiciones abiertas, bajo el formulario de subida, escribe un nombre (por ejemplo «Viaje a Antofagasta, marzo») y toca Crear.
2. Al subir boletas, el formulario trae Rendición con la abierta más nueva ya elegida: la boleta entra ahí. Para dejarla fuera, elige — Suelta, la rindo después —. Las que ya subiste las sumas con Agregar boletas sueltas y las sacas con Quitar.
3. Cuando esté completa, toca Enviar a aprobar. Si algo lo impide (una boleta que se está leyendo, una sin monto, monedas distintas), lo dice en amarillo arriba del botón.

Mientras está abierta, cada boleta se corrige o se borra como cualquier otra. En Más le cambias el nombre o la eliminas: sus boletas no se borran, quedan sueltas. La tarjeta muestra el total a reembolsar; lo pagado con tarjeta de la empresa aparece aparte y no se suma.

Boletas sueltas

En la sección Rendiciones aparecen las boletas sueltas que ya se leyeron. Queda más abajo que tus boletas; arriba, el aviso «Tienes N boletas sueltas listas para rendir» te lleva directo.

1. Marca las boletas que quieres rendir. Abajo ves cuántas marcaste y el total.
2. Si quieres, completa Notas (opcional): por ejemplo, tu cuenta bancaria o una aclaración.
3. Toca Solicitar rendición. Verás «Rendición solicitada. Te avisaremos cuando esté aprobada.».

La rendición aparece en Historial con su número, por ejemplo R-0012, y el estado «En revisión». Si el administrador arma una rendición por ti, aparece directo como «Aprobada».

Comentarios con quien revisa

Cada rendición del Historial tiene Comentarios. Sirven para preguntar o aclarar algo con quien la revisa, sin salir de Zpend.

1. En Historial, toca Comentarios bajo la rendición.
2. Escribe tu pregunta o aclaración.
3. Toca Comentar.

A quien revisa le llega tu comentario por correo. Las respuestas aparecen en la misma lista, con el nombre de quien escribió; las tuyas dicen «Tú». Cuando te responden, te avisamos por correo y por Telegram si lo vinculaste.

Seguir el pago

En Historial ves tus últimas 10 rendiciones, con su estado y el total de las boletas que siguen vigentes.

• «En revisión»: espera a quien aprueba.
• «Aprobada»: falta que registren el pago.
• «Pagada»: junto a la fecha dice «pagada» y el día. Debajo aparecen el método (transferencia, efectivo, cheque u otro) y la referencia, por ejemplo el número de la transferencia.
• «Rechazada»: el motivo aparece en rojo («Motivo rechazo: …»). Tus boletas vuelven a quedar disponibles (la rendición sigue mostrando cuáles tenía): corrígelas si hace falta y arma una rendición nueva.

Con cada cambio te llega un correo, salvo que hayas apagado «Novedades de tus rendiciones» en Avisos por correo.

Avisos por correo

Al final del portal está Avisos por correo. Marca o desmarca cada casilla y se guarda sola: verás «Guardado». Si tu organización todavía no manda correos, esta sección no aparece.

• Boleta lista para revisar: cuando terminamos de leer una boleta que subiste.
• Novedades de tus rendiciones: cuando una rendición se aprueba, se rechaza, se paga o se cancela, cuando te rechazan una boleta o te piden corregirla, y cuando quien la revisa te deja un comentario.
• Recordatorios: si tienes boletas sin rendir hace varios días.

Por Telegram, mientras tu chat esté vinculado, te llegan siempre las decisiones y los comentarios. El recordatorio de boletas sin rendir, en cambio, se apaga en los dos canales con Recordatorios.

Al final del portal, Descargar mis datos baja en un ZIP tu ficha, tus boletas con sus fotos y tus rendiciones. Ahí están también las boletas más antiguas: Tus últimas boletas muestra sólo las 20 más recientes. Para corregir o borrar tus datos, pídeselo al administrador de tu empresa.

Problemas comunes

«No tienes empresas asignadas todavía»

El administrador todavía no te asigna una empresa, y sin empresa no se puede subir. Avísale: lo hace en Gestión → Empleados, en tu ficha, con Empresas asignadas.

La boleta quedó sin monto

La lectura no encontró el total: la foto está borrosa, cortada o la boleta está doblada. Toca Corregir, escribe el total y toca Guardar corrección. Si la foto no sirve, saca otra más nítida y súbela.

«No se pudo leer»

La lectura automática falló. Toca Leer de nuevo en la boleta. Si vuelve a fallar, toca Completar a mano, escribe el total (es obligatorio), la fecha y el proveedor mirando la foto, y toca Guardar corrección. La boleta queda «Por revisar» y la puedes rendir como cualquier otra; el administrador ve que los datos los escribiste tú. También puedes sacar una foto nueva y subirla: el mismo archivo (por ejemplo, el mismo PDF) no se puede subir dos veces.

Me equivoqué: quiero borrar una boleta o retirar una rendición

Una boleta que todavía no está en una rendición ni la aprobó o rechazó el administrador la borras tú: toca Borrar boleta bajo ella y después Sí, borrar. Si ya está en una rendición o la revisó el administrador, pídele a él que la rechace o la borre. Una rendición solicitada la rechaza quien la revisa: pídeselo en sus Comentarios y sus boletas vuelven a quedar disponibles (y ahí ya puedes borrar las que no aprobaron ni rechazaron).

«Credenciales inválidas» y la contraseña está bien

Puede que tu cuenta esté desactivada o que tu organización esté suspendida: en esos casos la pantalla dice lo mismo y recuperar la contraseña no ayuda. Habla con el administrador de tu empresa.

«Esta imagen ya fue subida»

Ese mismo archivo ya está en Zpend. El mensaje dice el número de la boleta, la fecha y quién la subió; con la fecha la encuentras en tu lista. No la subas de nuevo; si crees que es un error, habla con el administrador. Si subes otra foto de una boleta que ya estaba, el administrador la verá marcada como posible duplicado.

«Tu organización llegó al tope de … boletas»

El plan de tu organización tiene un tope de boletas: 300 en total durante la prueba y 200 al mes en Starter. Avísale al administrador. Las boletas rechazadas no cuentan. Lo mismo pasa si ves «llegó al límite de … MB de archivos».

Sólo lectura

Si arriba ves una franja roja «Sólo lectura», o el portal dice «Por ahora no se pueden subir boletas nuevas», la prueba o la suscripción de tu organización terminó. Tus boletas y rendiciones siguen ahí, pero no puedes subir, volver a leer ni solicitar rendiciones hasta que el administrador elija un plan o renueve el pago. Sí puedes revisar, corregir y comentar. Si la franja dice que tu organización está suspendida, también es algo que resuelve el administrador.

Antes de eso puede aparecer una franja amarilla con los días que quedan, o una roja que dice que el pago venció y en cuántos días queda en sólo lectura. Mientras tanto todo funciona: sólo avísale al administrador.

«Demasiadas subidas»

Puedes subir hasta 10 boletas por minuto. Espera los segundos que indica el mensaje y vuelve a intentar. Lo mismo con «Demasiadas solicitudes», «Pediste leer muchas boletas seguidas» o, en Telegram, «Demasiados mensajes seguidos»: son límites para evitar abusos y se pasan solos en unos minutos.

No veo la sección Telegram

Tu organización no tiene Telegram habilitado. Si te sirve, pídeselo al administrador.

¿Sigues con dudas? Habla con el administrador de Zpend en tu empresa: él gestiona tu cuenta. Ir al portal