Si llevas la contabilidad

Tu acceso al panel

1. Abre el correo «(organización) te dio acceso al panel de Zpend». Elige tu contraseña (al menos 10 caracteres, dos veces) y toca Guardar contraseña. El enlace vence en 72 horas: si venció, pide otro al super admin.
2. Entra en www.zpend.cl/admin/login con tu correo y esa contraseña. No es la entrada de los empleados.
3. Llegas a Reportes. En el menú tienes además Dashboard (los números del año), Boletas y Rendiciones, para mirar sin cambiar nada, y en Mi cuenta, Seguridad y Ayuda.

• Si olvidas la contraseña, o la quieres cambiar, toca ¿Olvidaste tu contraseña? en esa misma pantalla. El enlace vale 30 minutos.
• En Mi cuenta → Seguridad puedes activar la verificación en dos pasos (ver cómo).
• Para cerrar sesión, toca el ícono junto a tu correo, abajo en el menú. En el celular, el menú se abre con el botón ☰, arriba a la derecha.

El resumen por correo

Llega con el asunto «Resumen de gastos de (organización) del (día) al (día)». Sale los lunes a las 8:00 con la semana anterior, o el día 1 a las 8:00 con el mes anterior, según lo que eligió el administrador.

Qué trae

• El gasto aprobado del período en pesos y la cantidad de boletas. Lo que está en otra moneda y todavía no tiene tipo de cambio va aparte («Además, sin convertir a pesos»), y también lo que falta aprobar («Además, N boletas todavía no están aprobadas»), que no suma al total.
• Tablas con Nombre, Boletas y Total: Por empleado, Por tipo de gasto y, si la organización usa centros de costo, Por centro de costo. Las que quedan vacías no se muestran.
• Boletas con problemas: «Sin monto leído», «Posibles duplicadas» y «No se pudieron leer», de las subidas en el período (por día de subida). Hasta 15 de cada una, con el enlace a la boleta. Como el Excel adjunto trae sólo el gasto aprobado, la lista completa está en el panel, en Boletas.
• Rendiciones pendientes: «Por aprobar» y «Aprobadas, por pagar», con la cantidad, el total y un enlace. Son todas las que esperan hoy, no sólo las del período.
• El Excel adjunto, resumen-gastos-AAAA-MM-DD.xlsx, con la fecha del primer día del período. Es la misma planilla de El Excel de reportes.

Los enlaces del correo abren el panel de Zpend: para seguirlos necesitas un usuario.

El Excel de reportes

Es la planilla que llega adjunta al resumen y la que descarga 📊 Exportar Excel en Reportes, con los filtros que tengas puestos. Los montos van en pesos: lo que está en otra moneda se convierte con el tipo de cambio que quedó al aprobar su rendición. Por defecto trae el gasto aprobado; en el filtro Estado puedes pedir lo que falta aprobar o todas, con las rechazadas.

En «Detalle boletas», Estado es el de la boleta (Pendiente, Por revisar, Confirmada, Aprobada o Rechazada) y Rendición el número de la rendición en la que está, si está en una.

La lista de boletas

En Boletas, el botón Exportar Excel descarga otra planilla: la hoja Boletas con una fila por boleta de la lista filtrada. Columnas: ID, Fecha carga, Empleado, Empresa, Tipo gasto, Centro de costo, Nombre centro de costo, RUT emisor, Razón social, Folio, Fecha doc, Moneda, Neto, Impuesto, Propina/Tip, Otros cargos, Total, Cliente, Motivo, Estado y Lectura.

Exportación contablePro

Trae una fila por boleta que hay que registrar, el gasto aprobado: las de rendiciones aprobadas o pagadas y las aprobadas una por una, sin las rechazadas. El período va por la fecha del documento, no por la de carga.

1. En Reportes, elige Desde y Hasta y, si quieres, la empresa, el empleado, el tipo de gasto o el centro de costo. Toca Aplicar filtros.
2. Toca Contable (Excel) o Contable (CSV). El CSV se llama contable-AAAA-MM-DD-a-AAAA-MM-DD.csv; el Excel, igual más la fecha de descarga. El filtro Estado no cambia esta exportación: siempre trae lo aprobado.

Formato del CSV

• Separado por punto y coma (;), con coma decimal (1234,5): se abre bien en el Excel en español.
• Codificación UTF-8 con BOM, para que las tildes se vean bien. Líneas terminadas en CRLF.
• La primera fila trae los encabezados. Un texto con punto y coma o comillas va entre comillas dobles.
• Montos sin separador de miles. Las fechas, AAAA-MM-DD. Los datos que faltan van vacíos.

Columnas, en orden

El Excel contable trae las mismas columnas en una hoja Contable, con los montos como número. No sigue el formato de un software en particular: las columnas se importan a mano o con una plantilla de tu sistema contable.

Exportación completa de datos

Es un respaldo de todo lo de la organización, para guardarlo o llevárselo si deja Zpend. La descarga un super admin en Organización → Configuración → Exportar todos los datos (ZIP). La descarga queda registrada en la auditoría.

• datos/: un CSV por tabla (empresas, centros de costo, tipos de gasto, políticas, clientes, cuentas de pago, empleados, usuarios, boletas, rendiciones, su historial y la auditoría, entre otras). Separados por coma y en UTF-8 con BOM.
• archivos/: las fotos y los PDF de las boletas. La columna archivoPath de boletas.csv dice cuál es cuál.
• LEEME.txt: explica el contenido.

No es lo mismo que la exportación contable, que trae sólo lo aprobado y en columnas listas para registrar.