Si llevas la contabilidad

El resumen por correo

Llega con el asunto «Resumen de gastos de (organización) del (día) al (día)». Sale los lunes a las 8:00 con la semana anterior, o el día 1 a las 8:00 con el mes anterior, según lo que eligió el administrador.

Qué trae

• El total del período en pesos y la cantidad de boletas. Lo que está en otra moneda y todavía no tiene tipo de cambio va aparte: «Además, sin convertir a pesos».
• Tres tablas, con Nombre, Boletas y Total: Por empleado, Por tipo de gasto y Por centro de costo.
• Boletas con problemas: «Sin monto leído», «Posibles duplicadas» y «No se pudieron leer». Hasta 15 de cada una, con el enlace a la boleta; el resto está en el Excel.
• Rendiciones pendientes: «Por aprobar» y «Aprobadas, por pagar», con la cantidad, el total y un enlace. Son todas las que esperan hoy, no sólo las del período.
• El Excel adjunto, resumen-gastos-AAAA-MM-DD.xlsx, con la fecha del primer día del período. Es la misma planilla de El Excel de reportes.

Los enlaces del correo abren el panel de Zpend: para seguirlos necesitas un usuario.

El Excel de reportes

Es la planilla que llega adjunta al resumen y la que descarga 📊 Exportar Excel en Reportes, con los filtros que tengas puestos. Los montos van en pesos: lo que está en otra moneda se convierte con el tipo de cambio que quedó al aprobar su rendición. Las rechazadas quedan fuera salvo que las pidas en el filtro Estado.

En «Detalle boletas», Estado es el de la boleta (Pendiente, Por revisar, Confirmada, Aprobada o Rechazada) y Rendición el número de la rendición en la que está, si está en una.

La lista de boletas

En Boletas, el botón Exportar Excel descarga otra planilla: la hoja Boletas con una fila por boleta de la lista filtrada. Columnas: ID, Fecha carga, Empleado, Empresa, Tipo gasto, Centro de costo, Nombre centro de costo, RUT emisor, Razón social, Folio, Fecha doc, Moneda, Neto, Impuesto, Propina/Tip, Otros cargos, Total, Cliente, Motivo, Estado y Lectura.

Exportación contablePro

Trae una fila por boleta que hay que registrar: las de rendiciones aprobadas o pagadas, sin las boletas rechazadas. El período va por la fecha del documento, no por la de carga.

1. En Reportes, elige Desde y Hasta y, si quieres, la empresa, el empleado, el tipo de gasto o el centro de costo. Toca Aplicar filtros.
2. Toca Contable (Excel) o Contable (CSV). El archivo se llama contable-AAAA-MM-DD-a-AAAA-MM-DD.

Formato del CSV

• Separado por punto y coma (;), con coma decimal (1234,5): se abre bien en el Excel en español.
• Codificación UTF-8 con BOM, para que las tildes se vean bien. Líneas terminadas en CRLF.
• La primera fila trae los encabezados. Un texto con punto y coma o comillas va entre comillas dobles.
• Montos sin separador de miles. Las fechas, AAAA-MM-DD. Los datos que faltan van vacíos.

Columnas, en orden

El Excel contable trae las mismas columnas en una hoja Contable, con los montos como número. No sigue el formato de un software en particular: las columnas se importan a mano o con una plantilla de tu sistema contable.

Exportación completa de datos

Es un respaldo de todo lo de la organización, para guardarlo o llevárselo si deja Zpend. La descarga un super admin en Organización → Configuración → Exportar todos los datos (ZIP). La descarga queda registrada en la auditoría.

• datos/: un CSV por tabla (empresas, centros de costo, tipos de gasto, políticas, clientes, cuentas de pago, empleados, usuarios, boletas, rendiciones, su historial y la auditoría, entre otras). Separados por coma y en UTF-8 con BOM.
• archivos/: las fotos y los PDF de las boletas. La columna archivoPath de boletas.csv dice cuál es cuál.
• LEEME.txt: explica el contenido.

No es lo mismo que la exportación contable, que trae sólo lo aprobado y en columnas listas para registrar.