Política de privacidad
Vigente desde — (borrador)
Pendiente de revisión legal
Este documento es una plantilla. Describe con precisión lo que el sistema hace hoy, pero no fue revisado por un abogado y no cubre todavía la ley 21.719, que rige desde diciembre de 2026. No publicar ni enlazar desde la landing hasta que esa revisión esté hecha y desaparezcan estos avisos.
1. Quién trata tus datos
Zpend es un servicio de WEDU Labs (Wedu SpA, RUT 78.487.899-6), con domicilio en Puerta del Sol 80, oficina 213, Las Condes, Región Metropolitana, Chile. Para cualquier asunto relativo a esta política, el canal de contacto es info@wedu-labs.cl.
Pendiente de revisión legal
Definir si corresponde designar un encargado de prevención o un punto de contacto formal en materia de datos personales, y si ese rol se nombra acá.
2. Dos roles distintos, según de quién sean los datos
La distinción importa porque cambia quién decide sobre los datos y a quién hay que reclamarle:
- Datos de nuestros clientes (la organización que contrata Zpend y las personas que administran su cuenta): acá WEDU Labs es responsable del tratamiento.
- Datos de los empleados de nuestros clientes (quien fotografía una boleta y la rinde): acá WEDU Labs es encargado. El responsable es la organización empleadora, que decide qué se carga y para qué. Un empleado que quiera ejercer sus derechos debe dirigirse en primer lugar a su empleador; nosotros lo asistimos.
3. Qué datos tratamos y para qué
| Categoría | Qué incluye | Para qué |
|---|---|---|
| Identificación de la cuenta | Nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada como hash bcrypt, nunca en claro) | Autenticar el acceso y atribuir cada acción a una persona |
| Datos de la organización | Razón social, RUT, empresas y unidades internas | Separar los gastos por empresa y emitir los reportes |
| Documentos de gasto | Fotografía de la boleta y los datos extraídos de ella: proveedor, RUT emisor, folio, fecha, montos | Registrar, revisar, aprobar y pagar la rendición |
| Registro de auditoría | Quién aprobó, rechazó o pagó qué, cuándo y con qué motivo | Trazabilidad contable y resolución de disputas |
| Registro en línea y lista de espera | Nombre de la organización, nombre y correo de quien se registra, RUT de la empresa (opcional), versión de los términos aceptada y dirección IP | Confirmar que el correo es de quien se registra antes de crear la organización, evitar registros abusivos y avisar a los interesados cuando se abra el registro |
| Datos técnicos | Dirección IP y marcas de tiempo en los intentos de acceso | Limitar intentos de ingreso por fuerza bruta y detectar abuso |
Una fotografía de boleta puede contener, sin que nadie lo busque, datos que no están en la lista de arriba. No los usamos para nada distinto del propósito de la rendición.
Pendiente de revisión legal
Determinar la base de licitud de cada finalidad bajo la ley 21.719 —ejecución del contrato, obligación legal, interés legítimo o consentimiento— y declararla acá. No es una decisión técnica.
4. Quién más ve estos datos
No vendemos datos personales ni los cedemos con fines publicitarios. Los datos se comparten sólo con quienes son necesarios para que el servicio funcione:
- Proveedor de correo electrónico, encargado del envío de los correos del servicio: confirmación del registro, invitaciones, recuperación de contraseña, resumen de gastos y avisos de vencimiento. Trata el correo del destinatario y el contenido del mensaje.
- Telegram, sólo si la carga de boletas por Telegram está activa (viene activa en las organizaciones nuevas y la organización la puede apagar) y el empleado vincula su cuenta: la foto y los mensajes pasan por los servidores de Telegram.
- Destinatarios del resumen de gastos que designa la organización cliente (por ejemplo, su contador externo). No son encargados nuestros: los elige y los responde la organización, que es la responsable de esos datos.
Pendiente de revisión legal
Completar la lista de encargados con nombre, qué hacen y en qué país están: falta decidir el proveedor de correo (Resend o Postmark, ambos fuera de Chile) y declarar la transferencia internacional que implica, igual que la de Telegram. A la fecha, el procesamiento —incluido el reconocimiento óptico de las boletas— ocurre en infraestructura propia en Chile y no interviene ningún proveedor externo de inteligencia artificial. Si eso cambia, la lista y la sección de transferencias internacionales hay que rehacerlas antes del cambio, no después.
5. Dónde se guardan y por cuánto tiempo
Los datos se alojan en servidores ubicados en Chile. Las credenciales de servicios externos y la configuración sensible se guardan cifradas (AES-256-GCM). Las imágenes de las boletas se almacenan fuera del directorio público del sitio y sólo se sirven a quien tiene sesión válida en la organización dueña del documento.
Una prueba gratuita que vence sin contratar un plan queda en sólo lectura; si sigue así 90 días, sus datos se eliminan solos, después de avisar por correo a sus administradores a los 60 y a los 85 días. Antes de eliminarlos se guarda un respaldo por 30 días, que después también se elimina. Los respaldos diarios del servidor se guardan 14 días.
Pendiente de revisión legal
Falta definir los plazos de conservación de una organización activa: cuánto se guarda una boleta después de pagada —la normativa tributaria suele pedir seis años, pero eso lo tiene que confirmar el abogado—. La cuenta de un empleado que deja la empresa se puede eliminar a pedido (ver «Tus derechos»).
Definir también qué ocurre al terminar el contrato con un cliente: plazo de gracia para exportar, y plazo de eliminación definitiva.
Lo que ya hace el sistema y hay que validar: el borrado de la prueba vencida (arriba). Un registro sin confirmar vence a las 24 horas y se borra en los días siguientes. La lista de espera se guarda hasta que se abra el registro: falta fijar cuánto después se borra.
6. Tus derechos
La ley te reconoce los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición sobre tus datos personales, además del derecho a la portabilidad. Para ejercerlos, escribe a info@wedu-labs.cl. Si eres empleado de una organización cliente, dirígete primero a tu empleador, que es quien decide sobre esos datos.
Como empleado, descargas tus datos cuando quieras desde el portal («Descargar mis datos»): tu ficha, tus boletas con sus fotos y tus rendiciones, en un archivo ZIP. El administrador de tu organización también puede descargarlos y eliminarlos desde el panel. Al eliminarlos se borran tu nombre, correo, RUT y acceso, y las boletas que no llegaron a ser un gasto aprobado. Las boletas aprobadas o pagadas se conservan sin tus datos de identificación, porque respaldan pagos y la contabilidad de la organización. Tu nombre y correo también se borran del registro de actividad.
Pendiente de revisión legal
Validar que conservar las boletas aprobadas o pagadas (sin la identidad de la persona) tenga base legal suficiente, y definir el plazo de respuesta a una solicitud y cómo se verifica la identidad de quien la hace.
7. Seguridad
Los datos de cada organización están aislados de los del resto: cada consulta a la base queda acotada al cliente de la sesión, y ese aislamiento se verifica con pruebas automatizadas que intentan cruzar datos entre organizaciones y deben fallar. Las contraseñas se guardan con hash bcrypt. El acceso viaja cifrado por HTTPS.
Ninguna medida es infalible. Si detectamos una brecha que afecte tus datos, te lo comunicaremos.
Pendiente de revisión legal
Definir el procedimiento de notificación de brechas: a quién se avisa, en qué plazo y con qué contenido. La ley 21.719 fija plazos concretos.
8. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta misma dirección con su fecha de vigencia y avisaremos por correo a las organizaciones clientes cuando el cambio sea sustantivo.