Términos del servicio

1. Quiénes somos y qué es esto

Zpend es un servicio de software como servicio (SaaS) para la gestión de gastos y rendiciones, operado por WEDU Labs (Wedu SpA, RUT 78.487.899-6), con domicilio en Puerta del Sol 80, oficina 213, Las Condes, Región Metropolitana, Chile. Estos términos regulan el uso del servicio por parte de la organización que lo contrata y de las personas a las que esa organización dé acceso.

Al crear una cuenta o usar el servicio, la organización acepta estos términos y la política de privacidad, que forma parte de ellos. En el registro en línea la aceptación es una casilla obligatoria, y queda guardada la versión de los términos que se aceptó (2026-09-24-borrador).

2. Cuentas y responsabilidad de acceso

• Cada persona accede con su propio correo y contraseña. Las credenciales no se comparten.
• La organización es responsable de dar de alta y de baja a su gente, y de lo que hagan las cuentas que administra.
• Si sospechas que una cuenta fue comprometida, avísanos a info@wedu-labs.cl.

3. Prueba gratuita, planes, límites y cobro

Prueba gratuita. Una organización que se registra en línea usa el servicio gratis durante 30 días contados desde que confirma su correo, sin entregar una tarjeta. La prueba incluye todas las funciones, con un límite de 10 empleados activos y 300 boletas en total.

Al terminar la prueba sin contratar, la cuenta queda en sólo lectura: se puede entrar, ver y exportar todo lo cargado, pero no subir boletas, pedir o crear rendiciones ni agregar empleados. Avisamos por correo a los administradores 7 días y 2 días antes del vencimiento y el mismo día. Si en 90 días desde el vencimiento no se contrata un plan, los datos de la organización se eliminan; antes avisamos por correo a los 60 y a los 85 días.

Planes pagados. El servicio se ofrece en planes con distinto límite de empleados activos y de boletas por mes calendario, según lo publicado en el sitio. Starter incluye el portal, la app y Telegram con reconocimiento de boletas, el resumen por correo, rendiciones que aprueba cualquier administrador, el Excel de reportes, la exportación de datos y una empresa. Pro y Enterprise suman el aprobador por jefe, las políticas de gasto, los centros de costo, la exportación contable, la API para integraciones y varias empresas. Si una organización pasa a un plan que no incluye una función, lo que configuró con ella se conserva, pero no se aplica mientras no vuelva a un plan que la incluya. Al llegar al límite no se pueden agregar más empleados o boletas hasta el mes siguiente o hasta cambiar de plan. El plan contratado, su vigencia y su estado quedan registrados en la cuenta de cada organización.

Los precios publicados son netos: se les suma el IVA. El cobro es por período adelantado. Hoy no hay cobro automático: para contratar o renovar un plan, la organización lo pide en «Plan y pago» o por correo, y un encargado de ventas coordina el pago de cada período. El pago con tarjeta en línea aún no está disponible.

Si vence el pago de un plan, la cuenta sigue funcionando 7 días más, contados desde el día del vencimiento, para regularizarlo. Avisamos en el panel y por correo el día del vencimiento y el último día de gracia. Terminada la gracia, la cuenta queda en sólo lectura, igual que una prueba terminada. La prueba gratuita no tiene días de gracia.

4. De quién son los datos

Los datos que la organización carga en Zpend —boletas, montos, rendiciones, nómina de empleados— son suyos. No los usamos para nada distinto de prestar el servicio, no los vendemos y no los cedemos con fines publicitarios.

Respecto de los datos personales de los empleados de la organización, WEDU Labs actúa como encargado del tratamiento y la organización como responsable, en los términos de la política de privacidad.

5. Canales, correos y terceros que designa la organización

• Telegram. Los empleados pueden mandar las boletas por un bot de Telegram. Viene activo en las organizaciones nuevas y el administrador lo puede apagar en la configuración. Por ese canal la foto y los mensajes pasan por los servidores de Telegram antes de llegar a Zpend. Por el portal web y la app, la imagen va directo a nuestros servidores.
• Resumen de gastos por correo. La organización puede elegir a quién le llega el resumen periódico de gastos con su planilla (por ejemplo, su jefatura o su contador externo). Esas personas reciben datos de gastos de los empleados; la organización es responsable de elegirlas y de tener una base para compartirles esa información.
• Correo de la plataforma. Los correos del servicio (confirmación del registro, invitaciones, recuperación de contraseña, resumen y avisos) se envían a través de un proveedor de correo, que actúa como encargado del tratamiento (ver la política de privacidad).

6. Uso aceptable

No se puede usar el servicio para:

• Cargar documentos falsificados o adulterados.
• Cargar datos personales de terceros sin una base que lo permita.
• Intentar acceder a datos de otra organización, sondear el sistema o eludir sus límites y controles.
• Revender el servicio sin acuerdo previo por escrito.

Frente a un incumplimiento grave podemos suspender el acceso. Salvo que la urgencia lo impida, avisamos antes.

7. Disponibilidad del servicio

Trabajamos para que el servicio esté disponible de forma continua, pero puede haber interrupciones por mantenimiento, fallas o causas fuera de nuestro control. Las ventanas de mantenimiento programado se avisan con anticipación.

8. Término del contrato y salida

La organización puede dar de baja el servicio cuando quiera. Nosotros podemos terminarlo con preaviso razonable, o de inmediato ante un incumplimiento grave de la sección 6.

Al terminar, la organización tiene derecho a llevarse sus datos en un formato utilizable.

9. Garantías, responsabilidad y jurisdicción

10. Cambios a estos términos

Si cambiamos estos términos, publicaremos la nueva versión en esta misma dirección con su fecha de vigencia. Los cambios sustantivos se avisan por correo a las organizaciones clientes con antelación razonable.

11. Contacto

Cualquier duda sobre estos términos: info@wedu-labs.cl.